Čas – sluha či pán?
Nestíhate? Hromadí sa vám nevybavená korešpondencia, neprečítané maily v schránke? V neusporiadaných kopách na pracovnom stole sa zúfalo pred odchodom na poradu snažíte nájsť dôležitý dokument, bez ktorého prezentácia nie je možná? Posielate z auta sms správy, že sa oneskoríte na stretnutie? Keby neexistoval „deadline“, nikdy by ste neodovzdali svoju prácu včas?
Márne hľadáte čas na svoje koníčky a rodinu?
Ak ste pri niektorej otázke súhlasne pokývali hlavou, vo vašom časovom manažmente sú určité rezervy. Poďme sa spolu pozrieť na to, ako ho k vašej spokojnosti vylepšiť.
Zlodeji času
Vraví sa, že čas sú peniaze. Akú hodnotu má pre vás hodina vášho času? Zaobchádzate s ňou rovnako rozvážne, ako s peniazmi? Alebo si ju necháte ukradnúť zlodejmi času?
Po každom vyrušení z práce človeku trvá istý čas, pokým sa opäť dokáže rovnako sústrediť a naplno pracovať.Potom mu neostáva čas ani energia hľadieť dopredu, rozmýšľať nad ďalším rozvojom firmy. Treba začať tým, že sa pokúsime najväčších zlodejov času odhaliť a následne odstrániť.
Najčastejšie nimi bývajú nasledujúce situácie:
- Necháte sa vyrušovať telefónom, debatovaním na internete, nečakanými návštevami. Ľudia majú vymedzený čas. Je na nich čím ho vyplnia. Môžu sa celý deň zaoberať nejakou činnosťou, ale neurobí ich to spokojnými, ani ich to nemusí priblížiť k cieľu ich snaženia. Preto skôr dajte prednosť stručnému e-mailovému odkazu vo chvíľach, keď si neželáte byť rušený.
- Trávite príliš veľa času problémami svojich podriadených. Pokiaľ ľudia veria, že za nich vyriešite ich problém, budú sa na vás so svojimi problémami obracať stále. Ak chcete situáciu zmeniť, vyjadrite im podporu a potom buď delegujte problém na niekoho iného, alebo skúste dotyčnému dať nejaký sľubný podnet.
- Chcete mať príliš detailný prehľad pri riadení. Uistite sa, že vaše pokyny boli pochopené správne a až potom prejdite k iným záležitostiam. Primerané kontroly v priebehu akcie sú správne, ale rozhodne si odpustite stály dohľad.
- Vykonávate i to, čo by sa dalo delegovať. Podstatnou súčasťou vedenia je vedenie podriadených k samostatnému rozhodovaniu a prebratiu zodpovednosti.
- Začínate prácu skôr, ako si ju dôkladne premyslíte. Časom sa tiež plytvá, keď sa postupuje unáhlene. Najskôr si projekt riadne premyslite a vypracujte, zaoberajte sa prioritami a cieľmi.
Urobte si v živote jasno
Pred tým, než sa pustíte do akejkoľvek činnosti, porozmýšľajte aké potenciálne dôsledky bude mať, keď ju urobíte, prípadne neurobíte. V tom vám môže byť veľmi prospešná ABCDE metóda.
Vezmite si pred seba zoznam Vašich denných aktivít. Pred každú položku si dopíšte písmeno A, B, C, D, E podľa nasledujúcich princípov:
- Úloha A – niečo čo musíte urobiť, dôležitá pre váš život a kariéru, vrcholná priorita. V prípade, že máte takých úloh viacej, označte si ich A-1, A-2, A-3. Začnite úlohou A-1 a vytrvajte pri nej dovtedy, kým ju nedokončíte.
- Úloha B – zadanie, ktoré by ste mali urobiť. Ak ju neurobíte, dôsledky môžu pre niekoho znamenať nepríjemnosti. Začnite s ňou až vtedy, ak už máte hotové všetky úlohy A.
- Úloha C – činnosť, ktorú je príjemné urobiť. Môže ísť o čítanie správ alebo obed s kolegami.
- Úloha D – položka, ktorú niekomu delegujete, čo je jedným z najlepších spôsobov šetrenia času.
- Úloha E – eliminácia činností zahrnutých v tejto skupine. Prestaňte robiť veci, ktoré možno boli dôležité v minulosti, ale medzičasom už stratili na aktuálnosti.
Krok za krokom
Dôsledné využívanie časového manažmentu umožňuje nielen podstatné zlepšenie prehľadu, plánovania a kontroly, ale súčasne odstraňuje nervozitu a stres. Prispieva tým k pozitívnemu, optimistickému životu, pocitu pohody a zmysluplne stráveného času, ktorý nám bol daný.
Možno to dosiahnuť použitím jednoduchého princípu, ktorý vám zaberie približne 8 minút denne.
Zvyknite si nasledujúci pracovný deň písomne naplánovať už na konci bežného pracovného dňa. Tým si sprehľadníte jeho priebeh. Zvážte, ktoré sú najdôležitejšie úlohy na nasledujúci deň /podľa kľúča ABCDE/. Stanovte si čas, kedy ich treba vybaviť. Zorganizujte si čas tak, akoby to bol najdôležitejší deň vášho života a každá minúta mala cenu zlata. Nedopustite sa tej chyby, že začnete úlohou, ktorá je najpríjemnejšia alebo najpohodlnejšia. Ak nimi začnete, ich počet sa bude neustále zväčšovať. Na konci dňa zistíte, že ešte stále pracujete len na malých úlohách. Veľké, dôležité záväzky na vás stále ešte len budú čakať. Navyše zvládnutím ťažších úloh sa v našom tele uvoľňuje endorfín, ktorý nám navodzuje pocit radosti a šťastia.
Veľkou výhodou tohto procesu je, že už na ceste domov, počas spánku a v priebehu raňajšej cesty do práce bude vaše podvedomie pre vás pripravovať tie najvhodnejšie riešenia. Keďže hlavné úlohy máte na zreteli, v pozadí vidíte náznak riešenia. Čaká vás nový deň bohatý na prácu nie ako ťažké bremeno, ale s prehľadnou, naplánovanou a konkrétnou podobou. Potom je rozptýlenie zlodejmi času oveľa menšie.
Nielen prácou je človek živý
Často sa mylne domnievame, že manažment času je iba schopnosť zvládať pracovné povinnosti. V skutočnosti zahŕňa rovnováhu všetkých aktivít.
Ľudia sa zo svojej podstaty chcú okrem práce venovať rodine, priateľom, potrebujú čas aj na spánok, lásku, oddych, šport. Darmo si niekto môže myslieť, že úspech v jednej oblasti môže vynahradiť neúspech v tých ostatných. Skutočný úspech si vyžaduje rovnováhu. Kým si nedokážeme organizovať čas tak, aby sme stihli všetko, čo má v živote význam a zmysel, nebudeme spokojní a úspešní.
Určovanie priorít
Základom dobrého rozvrhnutia času je schopnosť určiť, čo je v daných dňoch najdôležitejšie, čo menej a čím sa netreba vôbec zaoberať.
Ktorá z nasledujúcich zručností je pre vás najťažšia?
1.Efektívne určovanie priorít?
2.Dostatočná koncentrácia, potrebná pre zorganizovanie času podľa stanovených priorít?
3.Dostatočná disciplína potrebná k cieľavedomému vykonaniu stanovených priorít?
Kľúčom v tomto prípade nie vytvoriť časový harmonogram aktivít, ale vytvoriť harmonogram priorít a dokončení. Výrazným prínosom môže byť pre vás spolupráca s koučom. Zostavíte spolu plány podriadené ľuďom. To znamená, aby ste každý deň mohli tráviť čas s ľuďmi, na ktorých vám záleží.
Dnes je prvý deň zvyšku Vášho života, rozhodnite sa, že sa naučíte, ako ho čo najlepšie prežiť.
Najnovšie komentáre